1. Verantwortlicher
John Weijers
Kreuzstraße 14
45966 Gladbeck
Deutschland
E-Mail: [email protected]
2. Grundsatz der lokalen Datenverarbeitung
Aktenverwaltung ist als lokale Dokumenten- und Aktenverwaltungs-App konzipiert. Nach dem in der App vorgesehenen Funktionsumfang bleiben Akten, Briefe, Dokumente, Notizen, Fristen, Kontakte, Einstellungen und Exportdateien standardmäßig auf dem jeweiligen Gerät der Nutzerin oder des Nutzers. Eine Übertragung an eigene Server des Anbieters ist nach aktuellem Projektstand nicht vorgesehen.
Die App kann optional iCloud-Funktionen verwenden. Dabei entscheidet die Nutzerin oder der Nutzer in den Einstellungen, ob Daten ausschließlich lokal bleiben, als iCloud-Backup gesichert oder vollständig über iCloud synchronisiert werden. Die technische Bereitstellung der iCloud-Dienste erfolgt durch Apple.
3. Besuch dieser Website
Beim Aufruf dieser Website verarbeitet der technische Hosting-Anbieter üblicherweise Verbindungsdaten, die für die Auslieferung der Website erforderlich sind. Dazu können insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Abrufs, aufgerufene Datei, übertragene Datenmenge, Referrer-URL, Browsertyp, Betriebssystem und technische Statusinformationen gehören.
Diese Verarbeitung erfolgt, um die Website technisch bereitzustellen, Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten, Fehler zu analysieren und missbräuchliche Nutzung abzuwehren. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse liegt in der sicheren, stabilen und fehlerarmen Bereitstellung der Website.
4. Keine Analyse- und Marketing-Cookies
Diese Website verwendet nach aktuellem Stand keine eigenen Analyse-Cookies, keine Marketing-Cookies, kein Retargeting, keine Werbenetzwerke und keine eingebetteten Tracking-Pixel. Es findet keine Auswertung des Besucherverhaltens zu Werbezwecken durch den Anbieter statt.
5. Schriftarten und eingebundene Inhalte
Die Website kann technische Ressourcen wie Stylesheets, Schriften, Bilder und JavaScript-Dateien laden, die für Darstellung und Bedienung erforderlich sind. Soweit externe Ressourcen eingebunden werden, können beim Abruf dieser Ressourcen Verbindungsdaten an den jeweiligen Anbieter übermittelt werden. Änderungen an externen Ressourcen sollten geprüft und datenschutzfreundlich eingebunden werden.
6. Kontaktaufnahme
Wenn Nutzerinnen oder Nutzer freiwillig Kontakt aufnehmen, werden die dabei übermittelten Angaben zur Bearbeitung der Anfrage, zur Dokumentation der Kommunikation und für Anschlussfragen verarbeitet. Rechtsgrundlage ist je nach Inhalt der Anfrage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Anfrage mit einem Vertrag oder vorvertraglichen Maßnahmen zusammenhängt, und im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Kommunikationsdaten werden gelöscht, sobald die Anfrage abschließend bearbeitet ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder berechtigten Interessen an einer weiteren Speicherung bestehen.
7. Datenkategorien in der App
Je nach Nutzung können in der App insbesondere folgende Daten gespeichert werden: Stammdaten von Akten, Aktenzeichen, Kategorien, Prioritäten, Statusangaben, Fristen, Wiedervorlagen, Notizen, Briefe, PDF-Dateien, importierte Dokumente, Kommunikationsprotokolle, Gesprächsnotizen, Kontaktangaben von Beteiligten, Absenderprofile, Einstellungen, Exportdaten und lokale Sicherungsdaten.
Diese Inhalte werden durch die Nutzerin oder den Nutzer selbst eingegeben, importiert oder erzeugt. Der Anbieter hat nach aktuellem App-Konzept keinen Zugriff auf lokal gespeicherte Inhalte.
8. iCloud-Backup und iCloud-Synchronisation
Wenn iCloud-Backup oder vollständige iCloud-Synchronisation aktiviert wird, können App-Daten in der privaten iCloud-Umgebung der Nutzerin oder des Nutzers gespeichert und zwischen eigenen Apple-Geräten synchronisiert werden. Die App verwendet hierfür den Apple-iCloud-Dienst, insbesondere CloudKit.
Die Verarbeitung über iCloud richtet sich zusätzlich nach den Datenschutz- und Nutzungsbedingungen von Apple. Der Anbieter der App betreibt dabei nach aktuellem Projektstand keinen eigenen Cloud-Server für die Akteninhalte.
Nutzerinnen und Nutzer können die iCloud-Nutzung in der App deaktivieren. Bei Deaktivierung bleiben neue Daten lokal. Bereits in iCloud gespeicherte Daten können weiterhin im jeweiligen iCloud-Konto vorhanden sein und müssen gegebenenfalls über die App, die iCloud-Einstellungen oder Apple-Funktionen gelöscht werden.
9. Rechtsgrundlagen der App-Verarbeitung
Soweit die App personenbezogene Daten im Auftrag und auf Veranlassung der Nutzerin oder des Nutzers lokal verarbeitet, erfolgt dies zur Bereitstellung der vom Nutzer gewünschten Funktionen. Rechtsgrundlage kann Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sein, wenn die Verarbeitung für die Nutzung einer erworbenen oder bereitgestellten App erforderlich ist. Soweit die Verarbeitung für Sicherheit, Fehlerbehebung, Missbrauchsvermeidung oder Produktpflege erforderlich ist, kann Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO einschlägig sein.
Werden Daten ausschließlich lokal auf dem Endgerät gespeichert und nicht an den Anbieter übermittelt, findet keine inhaltliche Kenntnisnahme dieser Daten durch den Anbieter statt.
10. App Store und Plattformdienste
Beim Download, Kauf, Update oder bei der Nutzung von Betriebssystemfunktionen können Apple und die jeweiligen Plattformdienste eigene Daten verarbeiten. Dazu können Accountdaten, Geräteinformationen, Zahlungsinformationen, Kaufhistorie, Absturzberichte, Diagnosedaten und Nutzungsdaten gehören. Für diese Verarbeitung ist grundsätzlich Apple verantwortlich, soweit Apple eigene Zwecke verfolgt.
11. Speicherfristen
Lokal gespeicherte App-Daten bleiben grundsätzlich gespeichert, bis die Nutzerin oder der Nutzer sie in der App löscht, die App-Daten zurücksetzt, das Gerät löscht oder die App entfernt. In iCloud gespeicherte Daten bleiben nach Massgabe der Apple-Dienste und der gewählten iCloud-Einstellungen gespeichert.
Website-Serverlogs werden nur so lange gespeichert, wie dies für Sicherheit, Fehleranalyse und Betrieb erforderlich ist oder gesetzliche Pflichten dies verlangen.
12. Empfänger personenbezogener Daten
Empfänger können technische Dienstleister sein, die für Hosting, Betrieb, Sicherheit oder Plattformbereitstellung erforderlich sind. Bei aktivierter iCloud gehört Apple zu den relevanten technischen Dienstleistern beziehungsweise eigenen Verantwortlichen für die Plattformdienste. Eine Weitergabe an Werbenetzwerke, Datenhändler oder externe Analyseanbieter ist nach aktuellem Projektstand nicht vorgesehen.
13. Drittlandübermittlungen
Bei der Nutzung internationaler Plattform- und Hostingdienste kann eine Verarbeitung in Staaten außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums nicht ausgeschlossen werden. Soweit dies geschieht, erfolgt die Übermittlung auf Grundlage der jeweils anwendbaren datenschutzrechtlichen Garantien, etwa Angemessenheitsbeschlüssen, Standardvertragsklauseln oder vergleichbaren Schutzmechanismen.
14. Sicherheit
Die App ist auf lokale Datenhaltung und Datenminimierung ausgerichtet. Nutzerinnen und Nutzer bleiben dennoch selbst dafür verantwortlich, ihre Geräte, Apple-ID, iCloud-Konten, Backups und Exportdateien angemessen zu schützen, insbesondere durch Gerätecodes, aktuelle Betriebssysteme, starke Passwörter und sichere Aufbewahrung exportierter Dokumente.
15. Rechte betroffener Personen
Betroffene Personen haben nach Massgabe der DSGVO insbesondere das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO, Berichtigung nach Art. 16 DSGVO, Löschung nach Art. 17 DSGVO, Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO, Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO und Widerspruch nach Art. 21 DSGVO. Soweit eine Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, kann diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.
Soweit Daten ausschließlich lokal auf dem Gerät der Nutzerin oder des Nutzers gespeichert sind und dem Anbieter nicht vorliegen, kann der Anbieter diese Daten nicht einsehen, berichtigen, exportieren oder löschen. In diesem Fall müssen die entsprechenden Funktionen auf dem eigenen Gerät, in der App oder in iCloud genutzt werden.
16. Beschwerderecht
Betroffene Personen haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Für Nordrhein-Westfalen ist dies die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen.
17. Änderungen dieser Datenschutzbestimmungen
Diese Datenschutzbestimmungen können angepasst werden, wenn sich Website, App, technische Verarbeitung, Plattformvorgaben oder gesetzliche Anforderungen ändern. Es gilt die jeweils auf dieser Website veröffentlichte Fassung.
18. Stand
01.05.2026