Nem todos os assuntos terminam com uma resposta. Por vezes chegam cartas durante semanas, alguém devolve uma chamada ou falta um comprovativo. Aktenverwaltung destina-se a quem acompanha pessoalmente esses assuntos, na vida privada, no próprio negócio ou para os seus clientes.
Os exemplos de utilização seguintes mostram uma seleção das possibilidades. Aktenverwaltung não se limita a estes temas ou grupos profissionais. Pode também utilizá-la para gerir muitos outros assuntos pessoais, profissionais ou de voluntariado – sempre que documentos, correspondência, notas e tarefas pertençam ao mesmo assunto.
Não precisa de trabalhar com arquivos para precisar de um processo. Um litígio, um pedido ou uma troca prolongada pode produzir mais papéis do que a pasta Transferências consegue organizar. Aktenverwaltung dá a esse assunto um lugar até estar resolvido.
A notificação chega pelo correio, uma fotografia está no telemóvel e esclareceu uma dúvida por telefone. Guarde documentos e nota da chamada num processo. Acrescente as datas a ter em conta. Uma carta posterior pertence ao mesmo assunto.
Após um sinistro envia fotografias, orçamento e dados adicionais. Semanas depois pedem um documento já enviado. Guarde os documentos no processo e anote o que enviou ou discutiu com a seguradora e quando.
A loja remete para o fabricante, que pede a fatura. Reúna prova de compra, fotografias do defeito e correspondência no processo. Pode registar uma resposta prometida como tarefa, sem depender da memória da última chamada.
Ajuda um familiar com um pedido ou trata das cartas de uma mudança. Processos separados evitam misturar assuntos. Mais tarde pode verificar quais os documentos disponíveis e que pergunta continua sem resposta.
Além do trabalho principal, há assuntos que exigem atenção durante semanas: um cliente não paga, as Finanças pedem comprovativos ou uma entidade coloca questões. Aktenverwaltung preserva o histórico de um trabalho ou carta, não apenas o último PDF.
Guarde encomenda, fatura e lembrete de pagamento já enviado num processo. O cliente promete uma data ao telefone? Anote-a e crie uma tarefa de verificação. Se o assunto continuar, não terá de reconstruir os acordos anteriores.
Uma questão envolve recibos e informações anteriores. Reúna o pedido, documentos e cópia da resposta no processo. Após submeter, guarde também o comprovativo de transmissão. A entrega continua a ser feita pelo canal oficial adequado.
Apresentou um pedido, recebeu uma questão e aguarda um comprovativo. Guarde pedido, confirmações e correspondência no processo. As tarefas indicam o que falta obter ou responder, mesmo enquanto trata dos primeiros trabalhos.
A app ajuda a organizar estes assuntos. Não verifica recebimentos, não faz cobrança automática e não substitui contabilidade ou aconselhamento fiscal.
Num assunto de cliente importam os documentos, mas também o que foi discutido e o próximo passo. Aktenverwaltung reúne essa informação por assunto, com processo próprio, contactos, referências, documentos e histórico do trabalho.
Crie um processo, registe contactos e acrescente a sua referência e, se necessário, a da contraparte. Junte o relato inicial e os documentos entregues. A documentação começa antes da sua primeira carta.
O cliente telefona com informações novas e depois chega uma carta da contraparte. Acrescente uma nota e associe o documento ao processo. As tarefas ficam com o assunto para retomar o mesmo contexto mais tarde.
Antes da próxima conversa consulte documentos, últimos acordos e questões em aberto no processo. Acrescente depois os resultados. É útil quando passa algum tempo entre duas fases do trabalho.
Antes do uso profissional, avalie a adequação aos seus requisitos organizativos e de proteção de dados. A app não substitui sistemas jurídicos especializados nem a verificação independente de prazos.
Além dos documentos permanentes de uma casa, há assuntos específicos: danos comunicados, reparações ou entrega de uma habitação. Guarde-os separadamente para não se perderem entre contas antigas e documentos gerais do imóvel.
Reúna comunicação, fotografias, orçamento e acordos de reparação no processo. Acrescente uma chamada ou visita como tarefa. Mais tarde poderá consultar o que foi documentado sobre esse defeito.
Guarde auto de entrega, fotografias e questões posteriores no mesmo processo. Anote o que falta esclarecer. Assim distingue os documentos dessa entrega e os pontos ainda em aberto.
No voluntariado também é preciso saber quem prometeu o quê e encontrar os documentos. Aktenverwaltung acompanha a sua responsabilidade, por exemplo um evento ou pedido de financiamento tratado para a associação.
Guarde orçamentos do local, confirmações e notas dos acordos num processo. Acrescente questões abertas e tarefas pessoais. Depois do evento, os recibos podem continuar associados ao assunto.
Guarde juntos pedido, decisão e documentos para a justificação posterior. Se surgirem questões, retome a correspondência anterior. Os requisitos da entidade financiadora determinam os comprovativos necessários.
Quando não quer voltar a procurar ou reconstruir os acontecimentos sempre que retoma um assunto. Um processo é mais do que outra pasta: reúne também notas, tarefas e próximos passos desse tema concreto.
Os exemplos referem-se aos seus próprios processos, não ao trabalho online partilhado com outras pessoas. A sincronização opcional com iCloud liga os seus dispositivos.