Nie każda sprawa kończy się na jednej odpowiedzi. Czasem przez tygodnie przychodzą pisma, ktoś oddzwania albo nadal brakuje dokumentu. Aktenverwaltung jest dla osób, które same zajmują się takimi sprawami – prywatnie, we własnej firmie lub dla klientów.
Poniższe przykłady zastosowań pokazują wybrane możliwości. Aktenverwaltung nie ogranicza się do tych tematów ani grup zawodowych. Możesz prowadzić także wiele innych spraw prywatnych, zawodowych lub związanych z wolontariatem – wszędzie tam, gdzie dokumenty, korespondencja, notatki i zadania dotyczą jednej sprawy.
Nie musisz pracować z segregatorami, aby potrzebować akt sprawy. Jeden spór, wniosek lub dłuższa wymiana pism może przynieść zbyt wiele dokumentów na folder Pobrane. Aktenverwaltung daje tej konkretnej sprawie własne miejsce aż do jej zakończenia.
Pismo przychodzi pocztą, zdjęcie jest w telefonie, a jedno pytanie wyjaśniasz przez telefon. Zachowaj dokumenty i notatkę z rozmowy w jednej sprawie. Dodaj ważne daty. Kolejne pismo będzie należeć do tej samej sprawy.
Po szkodzie wysyłasz zdjęcia, kosztorys i dodatkowe dane. Po kilku tygodniach ktoś prosi o dokument już wysłany. Zachowaj dokumenty w sprawie i zanotuj, co i kiedy wysyłasz lub omawiasz z ubezpieczycielem.
Sklep odsyła do producenta, który prosi o fakturę. Zbierz dowód zakupu, zdjęcia usterki i korespondencję w jednej sprawie. Obiecaną odpowiedź możesz zapisać jako zadanie, zamiast polegać na pamięci o ostatniej rozmowie.
Pomagasz bliskiej osobie z wnioskiem albo zajmujesz się pismami przy przeprowadzce. Osobne sprawy pozwalają nie mieszać tematów. Później sprawdzisz, jakie dokumenty już masz i które pytanie pozostaje bez odpowiedzi.
Obok właściwej pracy niektóre sprawy wymagają uwagi przez tygodnie: klient nie płaci, urząd skarbowy żąda dowodów lub instytucja zadaje pytania. Aktenverwaltung zachowuje historię zlecenia lub pisma, nie tylko ostatni PDF.
Zachowaj zlecenie, fakturę i wysłane przypomnienie w jednej sprawie. Klient obiecuje termin przez telefon? Zanotuj go i utwórz zadanie sprawdzające. Jeśli sprawa się przedłuży, nie trzeba odtwarzać wcześniejszych ustaleń.
Pytanie dotyczy kilku rachunków i wcześniejszych danych. Zbierz wezwanie, dokumenty i kopię odpowiedzi w sprawie. Po wysłaniu dodaj potwierdzenie przekazania. Złożenie dokumentów nadal odbywa się właściwym oficjalnym kanałem.
Wniosek został złożony, przychodzi pytanie, a Ty czekasz na dokument. Zachowaj wniosek, potwierdzenia i korespondencję w sprawie. Zadania przypominają, co uzyskać lub na co odpowiedzieć, nawet gdy obsługujesz już pierwszych klientów.
Aplikacja organizuje te sprawy. Nie sprawdza wpływów, nie prowadzi automatycznej windykacji i nie zastępuje księgowości ani doradztwa podatkowego.
W sprawie klienta ważne są dokumenty, ale też rozmowy i kolejny krok. Aktenverwaltung gromadzi te informacje według spraw, z osobnymi aktami, kontaktami, sygnaturami, dokumentami i historią pracy.
Utwórz osobną sprawę, zapisz kontakty i dodaj własną sygnaturę oraz w razie potrzeby oznaczenie drugiej strony. Dołącz początkowy opis i dostarczone dokumenty. Dokumentacja zaczyna się przed pierwszym własnym pismem.
Klient dzwoni z nowymi informacjami, a później przychodzi pismo drugiej strony. Dodaj notatkę i przypisz dokument do sprawy. Powiązane zadania zostają przy niej, by później wrócić do tego samego kontekstu.
Przed spotkaniem przejrzyj dokumenty, ostatnie ustalenia i pytania otwarte w sprawie. Potem dodaj wyniki. To szczególnie przydatne, gdy między etapami pracy mija trochę czasu.
Przed użyciem zawodowym oceń spełnienie wymagań organizacyjnych i ochrony danych. Aplikacja nie zastępuje specjalistycznych systemów kancelaryjnych ani niezależnej kontroli terminów.
Obok stałych dokumentów mieszkania są pojedyncze sprawy: zgłoszona szkoda, naprawa lub przekazanie lokalu. Prowadź je oddzielnie, aby nie ginęły między starymi rozliczeniami a ogólnymi dokumentami nieruchomości.
Zbierz zgłoszenie, zdjęcia, ofertę i ustalenia naprawy w jednej sprawie. Dodaj telefon lub oględziny jako zadanie. Później sprawdzisz, co udokumentowano o tej konkretnej usterce.
Zachowaj protokół, zdjęcia i późniejsze pytania w tej samej sprawie. Zapisz, co wymaga wyjaśnienia. Dzięki temu odróżnisz dokumenty przekazania i punkty nadal otwarte.
Także w wolontariacie trzeba pamiętać, kto co obiecał i gdzie są dokumenty. Aktenverwaltung wspiera Twoje własne obowiązki, na przykład wydarzenie lub wniosek o dofinansowanie prowadzony dla stowarzyszenia.
Zachowaj oferty obiektu, potwierdzenia i notatki o ustaleniach w jednej sprawie. Dodaj pytania i własne zadania. Po wydarzeniu rachunki mogą pozostać przy tej sprawie.
Trzymaj razem wniosek, decyzję i dokumenty do późniejszego rozliczenia. Przy pytaniach wrócisz do wcześniejszej korespondencji. Wymagane dowody nadal określają zasady instytucji finansującej.
Gdy nie chcesz za każdym razem szukać od nowa ani odtwarzać wydarzeń po powrocie do sprawy. To nie tylko kolejny folder: zachowuje także notatki, zadania i następne kroki związane z konkretnym tematem.
Przykłady dotyczą Twoich własnych akt, nie wspólnej pracy online z innymi osobami. Opcjonalna synchronizacja iCloud łączy Twoje urządzenia.