1. Verantwortlicher und Kontakt
John Weijers, Hermannstraße 120, 45964 Gladbeck, Deutschland
E-Mail: [email protected]
Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt, weil die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür derzeit nicht vorliegen.
2. Geltungsbereich und Rollen
Diese Datenschutzerklärung gilt versionsunabhängig für die Webseite und die App Aktenverwaltung. Sie beschreibt die Verarbeitung durch den Anbieter sowie Datenflüsse, die die App auf Wunsch der nutzenden Person zu Apple oder selbst ausgewählten externen Diensten auslöst.
Aktenverwaltung ist lokal ausgerichtet. Es gibt derzeit kein vom Anbieter betriebenes App-Konto und kein eigenes Backend für Akteninhalte. Der Anbieter erhält deshalb grundsätzlich keine Kopie lokal gespeicherter Akten. Für Inhalte, die eine Person in eigener Verantwortung in der App verarbeitet, bestimmt diese Person beziehungsweise ihre Organisation Zweck und Rechtmäßigkeit. Bei rein persönlicher oder familiärer Nutzung kann die Haushaltsausnahme der DSGVO eingreifen.
Apple, E-Mail-Dienste und Empfänger eines Exports verarbeiten Daten nach ihren eigenen Bedingungen und ihrer jeweiligen datenschutzrechtlichen Rolle. Der App-Anbieter kann Rechte gegenüber diesen Stellen nicht stellvertretend erfüllen, wenn ihm die betreffenden Daten nicht vorliegen.
3. Hosting dieser Webseite durch Cloudflare
Die Webseite wird über Cloudflare Pages, einen Dienst von Cloudflare, ausgeliefert. Beim Aufruf werden technisch notwendige Verbindungs- und Protokolldaten verarbeitet. Dazu können IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, angeforderte URL oder Datei, Referrer, Browser- und Betriebssystemangaben, übertragene Datenmenge, Statuscode und sicherheitsrelevante Ereignisse gehören.
Zwecke sind Auslieferung, Lastverteilung, Stabilität, Missbrauchsabwehr und technische Sicherheit. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; das berechtigte Interesse liegt im sicheren und zuverlässigen Betrieb der Webseite. Soweit eine Anfrage der Vertragsanbahnung dient, kann ergänzend Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO gelten.
Die Speicherdauer technischer Daten richtet sich nach den eingesetzten Cloudflare-Diensten, den jeweiligen Sicherheits- und Betriebszwecken sowie den geltenden Einstellungen und Vertragsbedingungen. Eine pauschale, für sämtliche Protokolle gleiche Frist wird nicht zugesichert. Informationen zur Datenverarbeitung und zu internationalen Übermittlungen: Cloudflare Datenschutzrichtlinie und Cloudflare Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung.
4. Sprachauswahl und technisch erforderliche Cookies
Ein Sprachkürzel in der URL legt die Sprache dieser Seite fest. Bei manueller Sprachauswahl speichert die Webseite den gewählten Sprachcode im Cookie akten_lang für bis zu ein Jahr. Beim Aufruf ohne Sprachkürzel wird eine gespeicherte Auswahl verwendet; andernfalls werden die bevorzugten Browsersprachen geprüft. Ist keine unterstützte Sprache vorhanden, wird Englisch angezeigt. Für diese Sprachauswahl werden weder IP-Adresse noch Standort ausgewertet.
Der Zugriff ist für die ausdrücklich gewünschte Sprachfunktion erforderlich und erfolgt nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG ohne Einwilligung. Soweit der Sprachwert personenbezogen ist, beruht die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; das berechtigte Interesse liegt in einer konsistenten und nutzerfreundlichen Darstellung. Cookies können in den Browsereinstellungen gelöscht werden.
Es werden keine eigenen Analyse- oder Marketing-Cookies, keine Werbenetzwerke, kein Retargeting und keine Tracking-Pixel eingesetzt. Firebase Analytics ist auf dieser Webseite nicht eingebunden.
5. Lokale Ressourcen, App-Store-Badge und externe Links
Schriften, Stylesheets und die wesentlichen Skripte und Bilder werden lokal von dieser Webseite geladen. Das offizielle App-Store-Badge wird derzeit unmittelbar von toolbox.marketingtools.apple.com abgerufen. Dabei erhält Apple technisch insbesondere die IP-Adresse sowie Browser-, Geräte-, Zeit- und Abrufdaten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; das berechtigte Interesse liegt in der markenkonformen Verlinkung zum App Store.
Beim Anklicken des App-Store-Links oder anderer externer Links verlässt die nutzende Person diese Webseite. Für die anschließende Verarbeitung ist der jeweilige Anbieter verantwortlich. Apple informiert unter Apple Datenschutz.
6. Kontaktaufnahme und Support
Bei freiwilliger Kontaktaufnahme werden E-Mail-Adresse, Name, Nachrichteninhalt, Anhänge, technische Kopfzeilen und sonstige freiwillig übermittelte Angaben verarbeitet, um die Anfrage zu beantworten und Anschlussfragen zu bearbeiten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei vertragsbezogenen Anfragen und sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; das berechtigte Interesse liegt in sachgerechtem Support und Nachweis der Kommunikation.
Supportkommunikation wird gelöscht, sobald sie nicht mehr benötigt wird. Sie kann länger aufbewahrt werden, soweit handels- oder steuerrechtliche Pflichten, die Abwehr oder Durchsetzung von Ansprüchen oder Sicherheitsgründe dies erfordern. Übliche E-Mail-Dienstleister und die von der anfragenden Person gewählten Übermittlungsdienste können eigene Verbindungs- und Inhaltsdaten verarbeiten.
Das Supportformular erstellt ein Ticket mit Ticketnummer. Verarbeitet werden Name, E-Mail-Adresse, Betreff, Thema, Nachricht, Seitensprache und freiwillige Angaben zu App-Version, Gerät und Betriebssystem. Tickets und E-Mail-Inhalte werden zusätzlich verschlüsselt in einer eigenen Cloudflare-D1-Datenbank mit EU-Jurisdiktion gespeichert und über Cloudflare Workers verarbeitet. Das Supportsystem ist von den lokal oder in der eigenen iCloud gespeicherten App-Akten getrennt. Bitte übermittle keine vertraulichen Akteninhalte, Passwörter oder API-Schlüssel.
Empfang, Versand, Zustellstatus und Ticketbestätigungen erfolgen über Resend (Plus Five Five, Inc.). Die aktuell verwendete Resend-Domain ist der Region us-east-1 zugeordnet; dabei werden Kommunikationsdaten auch in den USA verarbeitet. E-Mails sind nicht Ende-zu-Ende verschlüsselt. Bestätigungen und E-Mail-Vorlagen sind auf Englisch. Weitere Informationen: https://resend.com/legal/privacy-policy und https://resend.com/legal/dpa.
Das Ticketformular verwendet Cloudflare Turnstile zur Abwehr automatisierter Anfragen. Dabei können insbesondere IP-Adresse, Browser-, Geräte- und Interaktionsdaten an Cloudflare übermittelt werden. Eigene Missbrauchszähler verwenden pseudonymisierte IP- und E-Mail-Bezüge und werden nach Ablauf regelmäßig bereinigt. Rechtsgrundlage für diese Sicherheitsmaßnahmen ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Der nicht öffentliche Admin-Bereich nutzt notwendige, geschützte Sitzungscookies und eine verpflichtende Zwei-Faktor-Anmeldung; seine Konten dienen ausschließlich der Supportverwaltung.
7. Datenkategorien und Quellen in der App
Abhängig von der Nutzung verarbeitet die App Aktenstammdaten, Aktenzeichen, Kategorien, Prioritäten, Status, Beteiligte und Kontakte, Adressen und Kommunikationsdaten, Absenderprofile, Notizen, Aktivitäten, Telefon- und Besprechungsprotokolle, Aufgaben, Wiedervorlagen, Fristen, Briefe, E-Mail-Entwürfe, Suchindizes, OCR- und Analyseergebnisse, Dokumentmetadaten, Speicherangaben, Einstellungen, Papierkorb- und Archivdaten sowie Backup-, Import- und Exportinformationen.
Importierte Inhalte können PDF-, Bild-, GIF-, Video-, Audio-, Text-, Office-, Tabellen-, Präsentations-, Archiv- und sonstige Dateien einschließlich darin enthaltener personenbezogener oder besonders sensibler Daten umfassen. Quellen sind Eingaben der nutzenden Person, ausgewählte Dateien und Fotos, Kamera und Scanner, Mikrofon beziehungsweise lokale Transkription, Betriebssystemdienste, verbundene eigene Geräte.
8. Zwecke und Rechtsgrundlagen der App-Nutzung
Die Verarbeitung dient der gewünschten lokalen Aktenführung, Suche, Dokumenterstellung, Erinnerung, Synchronisation, Sicherung, Wiederherstellung, Analyse, Fehlerdiagnose und Datenausgabe. Soweit der Anbieter hierfür selbst personenbezogene Daten verarbeitet, ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die Bereitstellung der angeforderten digitalen Funktionen einschlägig. Sicherheits-, Integritäts- und lokale Diagnosemaßnahmen können auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruhen.
Bei rein lokaler Verarbeitung erhält der Anbieter keinen Inhalt und kann deshalb regelmäßig keine eigene inhaltliche Verarbeitung dieser Akten vornehmen. Die nutzende Person oder ihre Organisation benötigt für personenbezogene Daten Dritter eine eigene Rechtsgrundlage. Das kann je nach Fall etwa Vertragserfüllung, gesetzliche Pflicht, berechtigtes Interesse, Einwilligung oder eine andere gesetzliche Erlaubnis sein.
9. Besondere Kategorien, Geheimnisse und Daten Dritter
Die App verlangt keine Gesundheitsdaten, biometrischen Identifikationsdaten, politischen oder religiösen Angaben oder sonstigen besonderen Kategorien nach Art. 9 DSGVO. Solche Daten sowie strafrechtliche Angaben, Sozialdaten, Berufsgeheimnisse oder Geschäftsgeheimnisse können jedoch in importierten Akten vorkommen.
Wer solche Inhalte verarbeitet oder extern übermittelt, muss vorab eine tragfähige Rechtsgrundlage beziehungsweise Ausnahme nach Art. 9 oder Art. 10 DSGVO, erforderliche Informationspflichten, Vertraulichkeitsregeln, Auftragsverarbeitung und Schutzmaßnahmen prüfen. Eine App-Einstellung ersetzt diese Prüfung nicht.
10. Lokale Speicherung und Verschlüsselung
Akteninhalte werden standardmäßig im App-Container des Geräts verarbeitet. Der zentrale Datenschnappschuss, Lösch- und Analysejournale und Suchindizes werden mit AES-GCM verschlüsselt. Die lokalen Schlüssel werden im Apple-Schlüsselbund dieses Geräts gespeichert.
Originaldokumente werden lokal durch den iOS-Dateischutz geschützt, jedoch nicht zusätzlich einzeln mit derselben App-Verschlüsselung verschlüsselt. Vorschauen, Arbeitskopien und temporäre Dateien werden innerhalb des App-Bereichs erzeugt und nach Abschluss oder über Bereinigungsroutinen entfernt, soweit sie nicht mehr benötigt werden.
11. App-Sperre, Siri, Kurzbefehle und Spotlight
Bei aktivierter App-Sperre liefert die App über ihre Siri-, Kurzbefehle- und Spotlight-Schnittstellen keine Akteninformationen aus und setzt die Watch-Verbindung in einen gesperrten Zustand. Bei deaktivierter App-Sperre können Aktennamen, Aktenzeichen, Status, Prioritäten, Umfang, Aufgaben oder Fristen über diese Systemdienste auffindbar oder sichtbar sein.
Bereits exportierte Dateien, vom Betriebssystem erzeugte Vorschauen und Inhalte in Dritt-Apps werden durch ein späteres Aktivieren der App-Sperre nicht automatisch entfernt. Nutzende müssen Gerätecode, Biometrie, Siri-, Spotlight-, Mitteilungs- und Sperrbildschirmeinstellungen an den eigenen Schutzbedarf anpassen.
12. Berechtigungen und Mitteilungen
Je nach gewählter Funktion fragt die App nach Zugriff auf Kamera, Fotos, Dateien, Mikrofon, Mitteilungen oder biometrische Authentifizierung. Diese Berechtigungen können in den Systemeinstellungen geändert werden; dadurch können die jeweiligen Funktionen eingeschränkt oder deaktiviert werden.
Lokale Mitteilungen können Aktennamen, Dokumenttitel, Beteiligte, Aufgaben oder Fälligkeiten enthalten. Je nach System- und Vorschaukonfiguration können solche Angaben auf dem Sperrbildschirm oder gekoppelten Geräten sichtbar werden. Die Planung und Zustellung erfolgt durch iOS; der App-Anbieter erhält dadurch keine Mitteilungskopie.
13. Apple Watch
Ist eine kompatible Watch gekoppelt und die App-Sperre deaktiviert, überträgt die App aktive Aktennamen, Aktenzeichen, Status, Prioritäten, offene Aufgaben und Fristen sowie erforderliche Dokumentbezeichnungen an die Watch. Dort werden die Daten unter vollständigem Dateischutz zwischengespeichert und können für die Anzeige oder das bestätigte Erledigen einer aktuellen Aufgabe verwendet werden.
Bei aktivierter App-Sperre sendet die App nur einen gesperrten Zustand und entfernt ihren bisherigen Watch-Cache. Apple verarbeitet Verbindungs-, Geräte- und Systemdaten der Watch nach eigenen Bedingungen.
14. iCloud-Synchronisation, Backups und Schlüssel
iCloud-Funktionen sind optional. Bei vollständiger Synchronisation werden unterstützte strukturierte Daten und Originaldateien über die private CloudKit-Umgebung der Apple-ID zwischen Geräten übertragen. Strukturierte Felder nutzen verschlüsselte CloudKit-Werte; größere Metadatenassets und Dokumentdateien werden vor dem Upload zusätzlich mit AES-GCM verschlüsselt.
iCloud-Backup-Archive werden ebenfalls vor dem Upload mit AES-GCM verschlüsselt. Der hierfür notwendige Cloud- beziehungsweise Wiederherstellungsschlüssel wird im synchronisierbaren iCloud-Schlüsselbund der nutzenden Person bereitgestellt. Ein Verlust dieses Schlüssels, ein Apple-ID-Wechsel oder deaktivierte Schlüsselbund-Synchronisation kann eine Wiederherstellung verhindern.
Apple stellt iCloud, CloudKit und den iCloud-Schlüsselbund bereit und verarbeitet hierfür Apple-ID-, Geräte-, Verbindungs-, Nutzungs- und gespeicherte Inhaltsdaten nach den Apple-Bedingungen. Der App-Anbieter betreibt keinen eigenen Cloud-Speicher für diese Akteninhalte und erhält grundsätzlich keinen lesbaren Inhalt. Hinweise: Apple Datenschutzfunktionen.
15. Speicherdauer, Papierkorb, Aktivitäten und lokale Bereinigung
Aktive lokale App-Daten bleiben gespeichert, bis sie in der App gelöscht, durch eine Wiederherstellung ersetzt, beim Zurücksetzen entfernt oder zusammen mit App beziehungsweise Gerät gelöscht werden. Papierkorbinhalte können nach der gewählten Dauer bei einem App- oder Wartungslauf endgültig gelöscht werden; bei „Nie automatisch löschen“ erfolgt keine zeitgesteuerte Bereinigung.
Die Einstellung zur Aufbewahrung des Aktivitätsverlaufs filtert ausschließlich die Anzeige. Sie löscht keine Aktivitätseinträge, auch nicht bei sehr großen Beständen. Ein Löschereignis mit begrenzten Metadaten kann nach Entfernung des zugehörigen Inhalts bestehen bleiben.
Die Funktion „Temporäre Dateien entfernen“ ist auf rekonstruierbare Cache-, Vorschau-, Staging- und Arbeitsdateien beschränkt. „Alte lokale Backups löschen“ entfernt die bezeichneten lokalen Sicherungskopien, nicht den aktiven Datenbestand oder iCloud-Backups. Bereits erzeugte Exporte und Backups bleiben von einer Löschung im aktiven Bestand unberührt und müssen gesondert gelöscht werden.
Automatische iCloud-Backup-Aufbewahrung kann ältere automatische Sicherungen bereinigen; manuelle und bestimmte Synchronisationssicherungen bleiben bis zu ihrer Einzel-Löschung bestehen. Für iCloud gelten zusätzlich die Aufbewahrungs- und Löschregeln von Apple.
16. Lokale OCR, Transkription und Dokumentanalyse
Texterkennung, PDF-Auswertung, Bildanalyse und unterstützte Audio- oder Videotranskription können lokal auf dem Gerät erfolgen. Dabei entstehen OCR-Text, Transkripte, Dokumenttyp, Absender, Empfänger, Betreff, Datum, Beträge, Fristvorschläge, Zusammenfassungen und Suchindizes. Die Ergebnisse können verschlüsselt in der Akte gespeichert und für die lokale Suche verwendet werden.
Archive und unbekannte Dateiformate werden gespeichert, aber nicht automatisch entpackt oder analysiert. Eine ausdrücklich gestartete Neuanalyse kann in einer lokalen, fortsetzbaren Warteschlange gespeichert werden. Sie läuft im Hintergrund nur weiter, soweit iOS der App dafür Ausführungszeit gewährt.
17. Lokale Diagnose- und Leistungsprotokolle
Die App führt lokal rotierende Fehler-, Warnungs- und datensparsame Lebenszyklusprotokolle. Bei aktivierter ausführlicher Diagnose werden zusätzlich technische Info- und Debugereignisse gespeichert. iOS kann über MetricKit Absturz-, Hänger- und Leistungsdiagnosen bereitstellen, die ebenfalls lokal als begrenzte aktuelle und vorherige Berichte gespeichert werden.
Die Protokollierung ist so gestaltet, dass Aktennamen, Brieftexte, Adressen, Dateipfade, E-Mail-Adressen nicht absichtlich aufgenommen werden; Fehler werden soweit möglich auf Typ, Domäne und Code reduziert. Ein vollständiger Ausschluss unbeabsichtigter technischer Bezüge ist nicht möglich.
Es erfolgt kein automatischer Upload. Nur wenn die nutzende Person einen Diagnoseexport über das System-Teilen-Menü versendet, erhält der ausgewählte Empfänger die Datei. Sie kann App- und Buildstand, Sprache, freien Speicher, Diagnosestatus sowie lokale App- und MetricKit-Protokolle enthalten. Diagnoseprotokolle können in der App gelöscht werden.
18. Exporte, Teilen, Mail und Dritt-Apps
Bei Export, Druck, Mailversand oder Teilen erzeugt die App Dateien und übergibt sie auf Nutzeranweisung an die iOS-Systemfreigabe oder eine ausgewählte Dritt-App. Exporte können vollständige Akteninhalte, Dokumente, Metadaten, Medien, Papierkorbinhalte bei ausdrücklicher Auswahl enthalten und sind nicht automatisch verschlüsselt oder passwortgeschützt.
Ab Übergabe verarbeiten Apple, Mailanbieter, Cloudspeicher, Messenger, Druckdienste oder Empfänger die Daten in eigener Verantwortung. Die App kann nach Übergabe weder Empfänger, Kopien, Speicherung noch Löschung kontrollieren.
19. App Store, Apple-Plattformdaten und Systemdiagnose
Beim Download, Update und bei Nutzung der Apple-Plattform verarbeitet Apple unter anderem Apple-ID-, Geräte-, Netzwerk-, App-Store-, Kauf-, Diagnose- und Nutzungsdaten nach eigenen Zwecken und Einstellungen. Von Apple bereitgestellte Absturz- oder Systemdiagnosen können zusätzlich nach den Datenschutz- und Analysefreigaben des Betriebssystems an Apple gelangen; dies ist von der lokalen Diagnoseexportfunktion der App getrennt.
20. Empfänger, kein App-Konto und keine Werbung
Empfänger personenbezogener Daten können je nach genutzter Funktion Cloudflare für Webseitenhosting, Apple für App Store, iCloud und Systemdienste, E-Mail- und Supportdienstleister sowie Empfänger von Exporten sein.
In der App sind derzeit Firebase Authentication, ein Anbieter-Nutzerkonto, vom Anbieter verwaltete Abonnements oder Nutzungskontingente, Werbenetzwerke, Datenhandel, Firebase Analytics, Crashlytics und automatische Übermittlung von App-Diagnosen an den Anbieter nicht aktiv. Akteninhalte werden nicht an Firebase geladen.
21. Drittlandübermittlungen
Cloudflare, Apple sowie E-Mail- und Hostinganbieter können Daten außerhalb der EU oder des EWR verarbeiten. Soweit der Verantwortliche eine solche Übermittlung veranlasst, stützt sie sich je nach Anbieter auf einen Angemessenheitsbeschluss, insbesondere das EU-US Data Privacy Framework für zertifizierte Empfänger, Standardvertragsklauseln und ergänzende Schutzmaßnahmen oder eine andere gesetzliche Grundlage.
22. Keine automatisierte Entscheidung durch den Anbieter
Der Anbieter trifft auf Grundlage der App-Daten keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO und erstellt keine personenbezogenen Werbeprofile.
23. Rechte betroffener Personen
Betroffene Personen haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch nach Art. 15 bis 21 DSGVO. Eine Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Gegen eine auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO gestützte Verarbeitung kann aus Gründen der besonderen Situation Widerspruch eingelegt werden.
Soweit Daten ausschließlich auf dem Gerät, in der privaten iCloud oder bei einem selbst gewählten Anbieter liegen und dem App-Anbieter nicht vorliegen, kann er sie nicht einsehen, berichtigen, exportieren oder löschen. Rechte müssen dann über die App, das eigene Gerät, Apple oder direkt gegenüber dem gewählten Anbieter beziehungsweise der Person oder Organisation geltend gemacht werden, die die Akte verwaltet.
Zur Bearbeitung einer Anfrage kann ein Identitätsnachweis erforderlich sein. Gesetzliche Ausnahmen und Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt.
24. Beschwerderecht
Betroffene Personen können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren. Für den Anbieter ist insbesondere die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen zuständig: www.ldi.nrw.de.
25. Sicherheit und Grenzen
Zu den Schutzmaßnahmen gehören Datenminimierung, lokale Verarbeitung, AES-GCM-Verschlüsselung zentraler Datenbestände, iOS-Dateischutz, Schlüsselbundspeicherung, App-Sperre und kontrollierte Diagnoseexporte. Keine technische oder organisatorische Maßnahme bietet absolute Sicherheit.
Nutzende müssen Geräte, Apple-ID, Schlüssel, Backups, Exporte und gekoppelte Geräte angemessen schützen, Sicherheitsupdates installieren und Inhalte nur an berechtigte Empfänger weitergeben.
26. Änderungen und Stand
Diese Datenschutzerklärung wird angepasst, wenn sich Funktionen, Datenflüsse, Anbieter oder Rechtslage ändern. Wesentliche Änderungen werden in geeigneter Form kenntlich gemacht. Maßgeblich ist die auf dieser Webseite veröffentlichte Fassung.
Stand: 26.10.2026